Der Sommer ist in vielen Firmen die bevorzugte Zeit für einen Betriebsausflug. Die gemeinsame Unternehmung soll das Betriebsklima optimieren und den Zusammenhalt stärken. Damit diese Ziele erreicht werden und die Veranstaltung auch wirklich für alle zu einem schönen Erlebnis wird, muss jedoch schon bei der Planung an einiges gedacht werden. Wir geben Tipps.
Vorlieben der Belegschaft ermitteln
Damit möglichst viele Mitarbeiter an dem Ausflug teilnehmen empfiehlt es sich, schon im Vorfeld festzustellen, welche Vorlieben bestehen. Hierzu kann zum Beispiel eine Rundmail, die mehrere Vorschläge für einen Betriebsauslug enthält, versendet werden. Das, was die meisten Mitarbeiter ankreuzen, wird letztlich ausgewählt.
Ideen für Betriebsausflüge
Das Angebot und die Ideen für Betriebsausflüge sind schier unbegrenzt. Bei der Auswahl sollte aber von Anfang an die Belegschaftstruktur im Auge behalten werden. Hat der Betrieb zahlreiche ältere Mitarbeiter, so ist ein allzu anspruchsvolles Sportprogramm vielleicht nicht ganz das Richtige. Unterschiede in den Vorlieben von Männern und Frauen sollten ebenfalls bedacht werden. Natürlich spielen auch die Gruppengröße, die Branche und das Budget eine Rolle
ZAls sportliche Aktivitäten bieten sich für Betriebsausflüge zum Beispiel Bogenschießen, Crossgolf, Drachenbootfahren, der Besuch eines Hochseilgartens oder auch einfach eine Wander- oder Fahrradtour an. In der kälteren Jahreszeit ist auch das Eisstockschießen sehr beliebt.
Für das Teambuilding besonders geeignet sind Betriebsausflüge, bei denen die Teilnehmer interagieren und zusammenhalten müssen. Zu den populärsten Teamevents gehören z.B. das Geocoaching, eine Art von Schnitzeljagd, Krimi-Events, bei denen gemeinsam ein Fall gelöst werden muss, oder auch „Projekte“, die im Team angegangen werden, wie etwa ein Floß- oder Seifenkisten-Bau.
Wer es etwas gemütlicher angehen möchte, der kann für die Mitarbeiter zum Beispiel einen Koch-, Grill- oder Cocktailkurs organisieren. Oder er bucht einen Musical- oder Varieté-Besuch mit Dinner.
Den richtigen Termin wählen
Wichtig ist die Wahl eines geeigneten Termins. Hierbei sollte zum einen an die Wetterverhältnisse gedacht werden. Ein Event unter freiem Himmel etwa bietet sich eigentlich nur in den Sommermonaten an. Aber auch besonders ungünstige Termine, wie die Schulferien oder sehr auftragsstarke Zeiten, sollten möglichst gemieden werden.
Anbieter und Locations recherchieren
Ist die Entscheidung für ein bestimmtes Ausflugs-Programm gefallen, müssen Angebote eingeholt werden. Anbieter von Firmen- und Gruppenevents gibt es viele. Dasselbe gilt für geeignete Locations. Manche Hotels, Restaurants usw. bieten z.B. auch besondere Gruppenrabatte an. Da empfiehlt sich ein Vergleich.
Eine ansprechende Einladung formulieren
Sobald geklärt ist, was wann wo stattfinden soll, steht die Einladung an. Diese sollte interessant und ansprechend getextet sein und Lust auf den Ausflug machen. Eine steife Headline wie „Einladung zum diesjährigen Betriebsausflug“ entlockt vielen nur ein Gähnen. Stattdessen können Sie zum Beispiel schreiben: „Paddel-Spaß und Grillfest: Drachenboot-Abenteuer auf der Ruhr“. Gut sind möglichst lebendige und persönliche Formulierungen. Das Schreiben sollte außerdem alle notwendigen Informationen enthalten, also insbesondere Zeit und Ort, Treffpunkt, Programm, Arbeitszeitregelungen, Anmeldeschluss, Ansprechpartner bei Fragen usw.
Den Fahrservice organisieren
Steht die Teilnehmerzahl letztlich fest und ist das Event gebucht, will natürlich auch noch die Transportfrage geklärt sein. Je nach Gruppengröße und Destination bieten sich unterschiedliche Lösungen an. Bei einer Busanreise, die vielfach gewählt wird, sind insbesondere folgende Fragen wichtig:
1. Bei großen Gruppen: Wie viele Busse werden benötigt? Sollen sie an unterschiedlichen Orten starten?
2. Bei kleineren und mittleren Gruppen: Sollen alle Teilnehmer zusammen in einem Bus fahren oder sind mehrere kleinere besser geeignet? Letzteres empfiehlt sich z.B. dann, wenn es unterschiedliche Abfahrtorte gibt (z.B. von Firmen-Zweigstellen) oder wenn flexible Rückfahrtzeiten geplant sind (z.B. Betriebsausflug mit anschließender Open-End-Party).
3. Kann die Location mit einem großen Bus überhaupt direkt angefahren werden?
4. Muss eventuell eine größere Menge von Gepäck, Sportausrüstung o.ä. befördert werden?
5. Wird für eine längere Fahrt ein Bus mit Bord-Küche und WC benötigt?
6. Soll es ein Fahrzeug mit Multimedia-Ausstattung sein?
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