In vielen Firmen hat sie Tradition und gehört zu einem festlichen Abschluss des Geschäftsjahres einfach mit dazu: Die Weihnachtsfeier. Die Planung will allerdings wohldurchdacht sein. Die Interline Düsseldorf Event-Spezialisten geben Tipps:
Budgetplanung
Den Anfang macht die Budgetplanung. Wieviel darf die Feier kosten? Hiervon hängt u.a. ab, ob eine Location angemietet werden oder die Feier in den Firmenräumen stattfinden soll, was i.d.R. deutlich günstiger ist. Auch das gebotene Programm und das Weihnachts-Menu müssen natürlich budgetabhängig ausgewählt werden.
Gästeliste
Die nächste Frage lautet: Wer wird eingeladen? Nur die Mitarbeiter? Die Mitarbeiter mit Partner oder gar mit der ganzen Familie? Auch dies ist wieder eine Kostenfrage. Von der Gästeliste hängt zudem ab, welche Location und welche Art von Programm ausgewählt werden. Kommen die Mitarbeiter z.B. mit der ganzen Familie zur Feier, so sollte das Programm entsprechend kindgerecht gestaltet werden.
Terminplanung
Sodann muss ein passender Termin gefunden werden. Dieser sollte einerseits in die Vorweihnachtzeit fallen, andererseits aber auch nicht allzu kurz vor den Feiertagen liegen. Dann könnten möglicherweise schon viele Mitarbeiter Urlaub haben oder mit eigenen Weihnachtvorbereitungen beschäftigt sein. Steht der Termin fest, können geeignete Locations angefragt werden. Da in der Vorweihnachtszeit viele Lokale schnell ausgebucht sind, muss bei einigen eventuell auch schon sehr frühzeitig reserviert werden.
Bewirtung und Unterhaltungsprogramm planen
In einem nächsten Schritt ist zu überlegen, wie die Feier genau gestaltet werden soll. Ist ein gemeinsames Festessen geplant oder soll es z.B. zusätzlich ein Bühnenprogramm geben?
Beim Weihnachtsessen muss zunächst eine Entscheidung zwischen Buffet und Menu getroffen werden. Wichtig ist es, bei der Speisenauswahl darauf zu achten, dass wirklich für alle Gäste etwas dabei ist (Vegetarier, muslimisch- oder jüdisch Gläubige, Allergiker, kleine Kinder).
Gibt es daneben ein Unterhaltungsprogramm, so sollte dies sowohl zur Firma als auch zu den Gästen und zur Weihnachtszeit passen. Beliebt sind zum Beispiel Auftritte von Komikern, Kabarettisten, Artisten oder Musikern.
Darüber hinaus sollte auch an die musikalische Untermalung gedacht werden. Häufig nutzt die Geschäftsführung die Weihnachtsfeier zudem für eine kurze Ansprache.
Die Einladung
Stehen Termin und Programm fest, so müssen noch die Einladungen verschickt bzw. verteilt werden. Entweder per E-Mail oder traditionell in Form von Einladungskarten. Sie sollten optisch und inhaltlich ansprechend sein und Lust auf die Feier machen. Wichtig ist die Angabe des Anmeldeschlusses. Soweit noch nicht geschehen, muss spätestens, wenn alle Anmeldungen vorliegen und damit die Teilnehmerzahl feststeht, eine geeignete Location reserviert werden.
Transport und Übernachtung planen
Je nachdem, wo die Feier stattfindet, müssen ggf. Unterkünfte für eine Hotelübernachtung und/ oder die An- und Abfahrt der Gäste organisiert werden.
Wenn alle Gäste trotz winterlichen Wetters bequem und trockenen Fußes zur Feier kommen sollen, bietet sich ein Shuttle-Service an. Auch für die spätere Heimfahrt ist er zu empfehlen, denn auf Weihnachtsfeiern wird ja nicht nur gut gegessen, sondern auch gerne das eine oder andere Gläschen getrunken. Viele Gäste begrüßen es deshalb, sich nicht selbst hinters Steuer setzen zu müssen, um wieder nach Hause zu kommen.
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Wie viele Personen wollen anreisen und wie viele Fahrzeuge welcher Größe werden benötigt?
Sollen Shuttles an unterschiedlichen Orten starten oder zu unterschiedlichen Zeiten zurückfahren?
Muss Gepäck für eine Übernachtung befördert werden?
Wird für eine längere Fahrt ein Bus mit Bord-Küche und WC benötigt?
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