Bei Veranstaltungen mit hoher Anzahl von Teilnehmern kommt es auf eine gute Vorbereitung und genaue Planung der Eventlogistik an. Dies gilt umso mehr dann, wenn die Gäste aus verschiedenen Richtungen anreisen (so genannte Sternfahrten). Typische Herausforderungen sind unterschiedliche Abfahrtstellen und -zeiten, gestaffelte Fahrten in einem bestimmten Zeitfenster, frühere und spätere Rückreisezeiten u.v.m.
Die INTERLINE Düsseldorf Bus-Logistik bietet hier flexible Lösungen. Unsere Event-Experten sorgen dafür, dass alle Teilnehmer planmäßig zur richtigen Zeit am Veranstaltungsort ankommen. Dies wird durch eine sorgfältige Planung, Steuerung, Koordination und Kontrolle der Fahrten sichergestellt.
1. Erstes Briefing
Die Organisation der Event-Logistik beginnt mit der ersten Besprechung mit Kunden oder Agentur. Dabei wird der genaue Bedarf ermittelt und es werden logistische Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt.
2. Maßnahmen im Vorfeld
Oft müssen dann schon im Vorfeld u.a. räumliche Gegebenheiten (Zugänglichkeit, Halte-/ Parkmöglichkeiten, Besucherwege, eventuelle Baustellen/ Sperrungen usw.) geklärt, manchmal auch Halteverbotszonen eingerichtet oder die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften behördlich abgestimmt werden.
3. Beförderungskonzept und Abstimmung
Weiter geht es im Anschluss mit dem Entwurf eines maßgeschneiderten, detaillierten und mit dem Auftraggeber abgestimmten Beförderungskonzeptes, mit Zeit-, Routen- und Fahrzeugplänen.
4. Steuerung, Koordination und Kontrolle
Während des Events erfolgt dann eine sorgfältige Kontrolle des Zeitplans, die Koordination, Steuerung und Überwachung der logistischen Abläufe in Echtzeit und ggf. die Lösung unerwartet auftretender Probleme, wie z.B. Änderungen im Zeitplan, auf die reagiert werden muss.
5. Dispatcher und Hostessen nach Bedarf
Bei Großveranstaltungen ist es auch oft sinnvoll, während der Veranstaltung einen Disponenten direkt vor Ort zu haben, der den Fahrzeug- und Fahrereinsatz koordiniert und mit Veranstaltern, Kunden, Chauffeuren und Bus-Zentrale ständigen Kontakt hält. Auch das Stellen von Hostessen, welche den Gästen als Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung stehen, ist möglich.
Kurz und gut: Unser erfahrenes Team nimmt Ihnen bei Events die gesamte Bus-Logistik ab. Auf Wunsch werden unsere Fahrzeuge auch passend zum jeweiligen Event gebrandet und die Fahrer entsprechend eingekleidet. Sowohl für Veranstalter als auch für Event-Agenturen sind wir seit Jahren geschätzte Logistik-Partner, die ihnen zuverlässig mit Rat und Tat zur Seite stehen.